Nidos

‘Belangrijke telefoongesprekken bereiken ons nu altijd’

Stichting Nidos maakt al sinds 2006 gebruik van VoIP, maar vindt de stap naar één full IP-server voor al haar kantoren nog te ver gaan. Samen met huisleverancier RTP kwam Nidos tot de keuze voor de NEC  SV 8100 telefooncentrale, die zowel IP- als non-IP omgevingen ondersteunt.

Stichting Nidos voert als onafhankelijke instelling de voogdijtaak uit voor alleenstaande minderjarige asielzoekers. De organisatie werkt vanuit een hoofdkantoor in Utrecht en tien regiokantoren. Op het hoofdkantoor werd al gewerkt met een telefooncentrale van NEC, op de regiokantoren stonden nog oudere LG-centrales.

“In sommige gevallen waren die telefooncentrales wel zes tot tien jaar oud”, vertelt Kirsten Brons van Nidos. “We kregen steeds meer gevallen van storingen. Bovendien waren er te weinig lijnen tegelijk beschikbaar. Wanneer iemand opbelde en alle lijnen waren bezet, dan kreeg die persoon alleen een ingesprektoon te horen, geen voicemail of bandje dat aangaf dat hij of zij zo geholpen zou worden. Omdat het regelmatig toch om belangrijke hulpgesprekken gaat, was de bestaande situatie niet goed.”

RTP: huisleverancier

Huisleverancier RTP Elektrotechniek leverde al zeer lang alle data- en communicatiediensten. Nidos klopte dan ook bij hen aan voor nieuwe centrales en toestellen. Kirsten Brons hierover: “We voelden niet de behoefte om te shoppen. RTP kent ons van haver tot gort, aan hen hoeven we niets uit te leggen als het gaat om onze specifieke communicatiebehoeften.”

Arnold van Ooijen, accountmanager RTP, kwam samen met Nidos tot de keuze van de NEC  SV 8100 telefooncentrale  die via Nextel geleverd wordt. Het grote voordeel van de NEC telefooncentrale boven de gedateerde centrales die de regiokantoren bezaten, is volgens Van Ooijen de mogelijkheid om zowel IP-telefonie te ondersteunen als met analoge en digitale toestellen te werken.

Veranderende behoeften

Gezien de tevredenheid over de NEC-centrale op het hoofdkantoor, besloot Nidos dezelfde centrales op de regiokantoren in te zetten. Er werd bewust niet gekozen voor een full-IP centrale, vertelt Kirsten. “We zijn in 2008 al overgestapt op VoIP. RTP heeft destijds een prima oplossing geïnstalleerd zodat we ook met onze oude centrales over IP-telefonie konden beschikken. Voor onze huidige behoeften hebben we geen IP-centrale nodig. Wel beschikken de NEC-centrales over veel extra functionaliteiten die eenvoudig ingeschakeld kunnen worden, mochten onze communicatiebehoeften veranderen.”

Vanaf eind 2008 werden de oude telefooncentrales op de regiokantoren gefaseerd vervangen. Toen bleek dat er geen kinderziektes optraden, werd de vervanging versneld doorgevoerd. Eind 2009 beschikten alle regiokantoren over de nieuwe centrale met bijbehorende toestellen. Kirsten: “De nieuwe toestellen bieden als bijkomend voordeel dat ze een speakerfunctie hebben. Een eenvoudige verbetering, maar het betekent wel dat onze medewerkers simpel een gesprek kunnen opzetten met een tolk erbij. Voorheen moest men dan naar een aparte kamer.”

Overstappen eenvoudig

De afzonderlijke centrales op elk regiokantoor zijn nu nog via SIP-trunks op de centrale SIP-server in Utrecht aangesloten, vertelt Van Ooijen. “Wanneer Nidos wil overstappen op een volledige IP-omgeving, al dan niet met bijpassende toepassingen zoals presence-informatie of Exchange, dan is dat eenvoudig te realiseren via de huidige centrales.”

Waarom geen keuze voor alleen een centrale IP-server in Utrecht en alleen IP-toestellen op de regiokantoren? Van Ooijen: “Omdat men toch zekerheid verkiest. In 2006 is met de overstap op IP-telefonie al voor kostenbesparing gekozen. Nu wilde Nidos met name de bereikbaarheid verbeteren. Dat is gelukt, want de klachten op dit punt zijn verdwenen, dankzij het gebruik van een voice-mail en automatic attendance functionaliteit.”

RTP en Nextel

RTP Elektrotechniek werkt al ongeveer vanaf het begin van de organisatie samen met distributeur Nextel. “Inmiddels is onze relatie al weer zo’n tien jaar oud”, vertelt account manager Arnold van Ooijen van RTP. “Andere aanbieders van NEC-producten hebben wij nooit gehad. Ik moet zeggen dat we op basis van onze ervaringen met Nextel ook nooit de behoefte gehad hebben om te switchen.”