VGS
‘Overgang naar nieuwe NEC-centrale verliep vlekkeloos’

VGS, belangenbehartiger voor reformatorische onderwijsinstellingen, zocht vanwege kostenbesparingen een nieuwe telefooncentrale. De goede service van en persoonlijke contacten met Wesotronic lieten de keuze op de NEC SV8100 communicatieserver van deze telefonieaanbieder vallen, vertelt VGS-directeur Henk Vos.

Met de bezuinigingen die vanuit de overheid op onderwijsinstellingen af komen, zag ook belangenorganisatie VGS (Vereniging voor Gereformeerd Schoolonderwijs) de bui hangen. “Wij realiseren inkomsten uit onze advies- en administratietak”, vertelt Henk Vos. “Maar deels zijn we afhankelijk van de contributie van scholen in het primair en voortgezet onderwijs. Om eventuele gevolgen van bezuinigingen vóór te zijn, besloten we te bekijken waar we telefoniekosten konden besparen. Door de taken van onze telefonisten deels te automatiseren, kon het aantal fte’s van twee naar één terug. Daarnaast zou een overstap naar VoIP-telefonie kostenbesparend werken.”

Knoop doorgehakt
Na een intensief offertetraject werd de knoop doorgehakt om met Wesotronic in zee te gaan. Henk Vos: “Alle partijen waren in staat om op technisch gebied aan ons vraagstuk tegemoet te komen. Wesotronic kwam daarnaast met een goede prijs-kwaliteit verhouding, een goede service en persoonlijke contacten. Dat ze dichtbij zitten – in Barendrecht – was mooi meegenomen.” Projectmanager Harry van Linden van Wesotronic vond dat de VGS duidelijk voor ogen had wat ze met de nieuwe centrale wilde. “In veel gevallen weet een klant weinig meer dan dat ze een nieuwe telefooncentrale willen. De VGS had duidelijk afgebakend welke functionaliteiten ze wensten en voor welke gebruikers – klanten of medewerkers – die functionaliteiten bedoeld waren. Dat werkt prettig, omdat wij zo duidelijk advies kunnen geven.”

Verbeterde dienstverlening
De Full-IP NEC SV8100 communicatieserver van distributeur Nextel voldeed aan alle eisen die de VGS had, zoals een keuzemenu en het doorsturen van voicemails voor medewerkers naar hun e-mail. “Met name het keuzemenu was belangrijk,” vertelt Henk Vos. “Daarmee wilden we het voor onze leden en klanten eenvoudiger maken zo snel mogelijk de juiste persoon te spreken te krijgen. Automatisering moest dus behalve de gerealiseerde kostenbesparing ook een verbeterde dienstverlening leveren.”

Verbeterde bereikbaarheid
Opstartproblemen waren er niet bij het live gaan van de NEC-server, vertelt projectmanager Evelien van Dalen van VGS. “Wel kwamen we er achter dat het keuzemenu – hoewel we dit vooraf optimaal ingericht achtten – toch te breed van opzet was. Op basis van terugkoppeling van klanten gaan we dat nu aanpassen, zodat we de bereikbaarheid van onze medewerkers verbeteren.” Extra functionaliteiten zoals het doorsturen van voicemails naar de e-mail box van de VGS- medewerkers, zorgen wel voor de gewenste verbetering van de bereikbaarheid. Ook het koppelen van het intercomsysteem van het verzamelgebouw waar de VGS gehuisvest is, werpt zijn vruchten af. Was er voorheen één intercompost die overging wanneer er gebeld werd, nu gaat er een aantal telefoons over op de twee verdiepingen waar de VGS zit.

Nummerbehoud
Harry van Linden: “De VGS deelde de oude telefooncentrale met een andere organisatie. De 100 nummers die aan deze centrale waren gekoppeld, waren in de loop der jaren verdeeld over beide organisaties. Via UPC Business was het mogelijk om alle telefoonnummers van de VGS mee te nemen naar de nieuwe, niet gedeelde NEC-server. Zo werd voorkomen dat de VGS nieuwe telefoonnummers zou krijgen, met alle kosten van dien.”